Organiser ses boîtes mails pro et perso : bon pour le moral et bon pour la planète

Avoir aucun mail « non lu » dans aucune de vos boîtes emails, vous en rêvez ?

C’est possible ! Et c’est la base d’une boîte mail efficace !

Promis, ce qui vous semble peut-être une montagne à gravir n’est pas si difficile. Il suffit de s’y mettre et surtout, de rester régulière.

Après, je rejoins votre désarroi, il faut dire que question mails, on n’est pas aidées ! Rien qu’en France, ce sont aujourd’hui 8,3 milliards de mails qui sont envoyés chaque jour, et 376,4 milliards dans le monde. Un chiffre qui donne le vertige, et qui explique pourquoi tant de boîtes mail débordent.

Ma règle d’or : ne jamais se laisser déborder.

Le résultat : on gagne en clarté et en énergie mentale.

On s’y met ?

Pourquoi une boîte mail qui déborde pèse sur votre charge mentale ?

Chaque mail non lu qui traîne est une micro-décision en attente pour le cerveau. Même si vous savez que la plupart ne sont pas importants, votre cerveau, lui, les comptabilise quand même.

« Encore tout ça ! », se dit-il, et il lui faut un effort pour se rappeler que non, ce n’est pas urgent. Qui dit effort pour le cerveau, dit consommation d’énergie et il a horreur de ça.

En plus, le problème dépasse largement le cadre du bureau. Une étude menée en 2024 auprès de professionnels français montre que 67 % des salariés consultent leurs mails professionnels en dehors de leurs horaires de travail, dont 37 % régulièrement. Un chiffre qui grimpe à 87 % chez les dirigeants. Le droit à la déconnexion existe pourtant depuis 2017 mais dans les pratiques, il n’est pas toujours très appliqué par les personnes elles-mêmes.

Autrement dit : si votre boîte mail professionnelle est mal organisée, ce n’est pas seulement votre journée de travail qui en pâtit. Ce sont aussi potentiellement vos soirées et surtout votre charge mentale.

Comment organiser votre boîte mail professionnelle

La boîte pro est souvent la pire parce qu’il est devenu inconcevable de travailler sans. Les cadres estiment passer + de 5h/jour en moyenne à consulter des mails. Une étude de 2024 montre que 34 % des dirigeants reçoivent plus de 50 mails par jour, contre 18 % des salariés. De quoi vite se sentir submergée.

1. Créez des répertoires pour classer vos mails

• • Par nom de projet : Parcours client, Nouvelle offre, Processus de gestion…
  • Par type d’activité : création d’offre, campagne, mise à jour du site…
  • Par nature : revue de presse, formations, échanges RH…

Une astuce qui fait du bien : créez aussi un répertoire « Mails de remerciement ». Qu’il vienne d’un collègue, d’un responsable ou d’un directeur de projet, gardez-les tous. Quand vous avez un manque de motivation, jetez-y un œil, ça fait toujours du bien !

2. Hiérarchisez vos répertoires

Une hiérarchie simple fonctionne bien : année, puis type d’activité, puis projet. Vous retrouverez n’importe quel mail en trois clics, sans avoir à chercher.

3. Priorisez avec un code couleur simple

Dès que vous recevez un mail, codez-le par une couleur. Inutile de multiplier les couleurs : trois niveaux suffisent largement.

Exemple :

• • Rouge : urgent, à traiter aujourd’hui
  • Orange : à traiter dans la semaine
  • Bleu : mail informatif de votre stagiaire/alternant/collaborateur qui vous met en copie

PIÈCES JOINTES :

Si une pièce jointe peut être utile plus tard (charte graphique, coordonnées d’un client, conditions d’un contrat…), enregistrez-la tout de suite dans le bon dossier plutôt que de compter la retrouver un jour dans un mail perdu au milieu des autres. Ca vous évitera la gymnastique fastidieuse : « Qui l’a envoyé ? J’étais en copie ou en destinataire ? À quelle date ? Avec quel(s) mot(s) je peux le retrouver ? »

4. Classez les mails traités et archivez vos dossiers régulièrement

Dès qu’un mail est traité, retirez le drapeau de couleur et classez-le dans le bon répertoire.

Une fois un projet ou l’année terminée, archivez le répertoire correspondant sur un cloud plutôt que de le laisser dans la boîte mail : elle restera plus légère, et plus rapide.

5. Soyez régulière avec la gestion de vos emails

Optimiser sa boîte mail ne se fait pas une fois par an, mais un peu chaque semaine. Le temps que vous pensez y perdre, vous le récupérez largement en clarté d’esprit.

Profitez aussi des périodes plus calmes – fin de projet, permanence pendant un pont, mois d’août –, pour trier ce que vous n’avez pas eu le temps de faire, et prendre aussi le temps de pour vous désabonner des newsletters qui ne vous servent plus.

Comment organiser votre boîte mail personnelle

Le principe est le même que pour la boîte pro mais un point devient encore plus important ici :

1. Désabonnez-vous, vraiment

Désabonnez-vous de tout ce qui ne vous intéresse pas. Les enseignes sont fortes à ce jeu, une simple commande suffit parfois à vous inscrire malgré vous. Désabonnez-vous aussi de ce que vous ne lisez jamais, même si vous vous étiez dit « ça m’intéresse ».

Moins de mails reçus, c’est moins de culpabilité face à ceux qui s’accumulent en gras.

2. Créez des répertoires

Quelques exemples pour vous inspirer si vous ne savez pas par où commencer :

• • • Logement : correspondance avec l’agence ou le syndic
    • Factures : box internet, énergie, abonnements
    • Santé : mails de la Sécu, de la mutuelle, confirmations de rendez-vous médicaux
    • Achats en ligne : factures et confirmations de commande
    • Voyages et déplacements : billets de train, réservation de vacances

3. Ne gardez pas de mails juste pour garder une info

Adresse d’un proche, numéro client chez un fournisseur, horaires d’un cours : si vous gardez un mail uniquement pour ça, arrêtez. Notez l’information dans un carnet ou un fichier dédié et supprimez le mail. Pourquoi ? D’abord, parce que le nombre de mails stockés diminuera et ensuite, parce que personne n’est jamais à l’abri du piratage ! Plus vous laisserez d’informations sensibles dans votre boîte mail, plus cela pourra vous être préjudiciable…

4. Répondez, triez, supprimez, videz

C’est le quatuor gagnant, à appliquer chaque semaine : videz la corbeille et le dossier spam, et supprimez chaque mois les mails devenus inutiles — un billet de train ou un rendez-vous médical passé n’a plus rien à faire dans votre boîte !

Un geste bon pour le moral… et pour la planète

D’après l’Ademe, un mail simple émet en moyenne 4 grammes de CO2 sur toute sa durée de vie. Avec une pièce jointe, ce chiffre grimpe à 35 grammes à cause du poids du fichier dupliqué et stocké sur plusieurs serveurs.

Multipliez ça par les 8,3 milliards de mails envoyés chaque jour en France, et vous comprenez pourquoi ce geste, invisible, pèse aussi sur l’environnement.

Trier, supprimer et vous désabonner de ce qui ne vous sert plus n’est donc pas qu’une question de confort mental : c’est aussi un geste écologique, gratuit et immédiat. 

Les questions fréquentes

En conclusion

Répondre, trier, supprimer, vider : c’est le mot d’ordre, dans la boîte pro comme dans la boîte perso.

Je le répète souvent à mes clientes : chaque espace de votre quotidien a un impact sur votre charge mentale, qu’il soit numérique ou physique.

Une boîte mail triée, c’est moins de bruit de fond dans une tête déjà bien occupée !

Et maintenant, concrètement ?

Si ce sujet vous parle au-delà de votre écran, c’est exactement ce que nous pouvons travailler ensemble.

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