Et si, aujourd’hui, on parlait papiers et administratif ?
Non, ne fuyez pas ! 😄
Je sais, ce n’est probablement pas le sujet qui vous fait rêver. Entre les factures, les remboursements de santé, les impôts ou les papiers des enfants, on a vite fait d’accumuler une pile énorme… jusqu’au jour où il faut retrouver LE document en urgence.
Et là, c’est souvent la chasse au trésor.
Pourtant, un système simple de tri et de rangement des papiers permet de gagner un temps fou, d’éviter les oublis et de réduire la charge mentale du quotidien.
Dans cet article, je vous partage la méthode que j’utilise au quotidien pour trier, classer et retrouver facilement tous vos documents administratifs, sans y passer des heures chaque semaine.
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Comment trier ses papiers étape par étape
1. Ouvrez les enveloppes dès que vous recevez du courrier
La 1re chose à faire pour ne pas être débordé(e) par les papiers, est d’ouvrir toutes les enveloppes dès réception ! Ça semble évident. Et pourtant, vous n’imaginez pas le nombre de personnes qui ne prennent pas la peine d’ouvrir l’enveloppe, supposant connaître l’objet du courrier et déposant ladite enveloppe dans un tiroir. C’est la meilleure manière d’oublier de traiter un sujet et de ne plus jamais avoir envie d’ouvrir ce fameux tiroir !
En ouvrant chaque enveloppe qui arrive :
-
- Vous vérifiez l’objet et la vitesse avec laquelle vous devez le traiter
- Vous effectuez un 1er tri en jetant le courrier inutile directement après l’avoir reçu au lieu de le laisser traîner dans une pièce.
2. Rangez les lettres provisoirement dans une bannette
Centralisez tout le courrier (ouvert !) à un endroit précis.
Chez nous, c’est dans une bannette dans le bureau, avec une pochette pour mon conjoint et une pochette pour moi. Je mets également tous les papiers des enfants dans ma pochette, vu que c’est moi qui gère l’administratif qui les concerne.
Cela évite d’avoir des papiers éparpillés partout, souvent sur la table de la salle à manger ou sur la console dans l’entrée à l’endroit où vous posez vos clés en arrivant.
Une fois les enveloppes ouvertes, dépliez les lettres (si elles sont à garder), jetez les enveloppes (ou utilisez-les pour en faire des brouillons, nous on trouve le format très adapté pour les listes de courses !) et déposez-les à l’endroit choisi.
3. Classez les lettres une fois par trimestre
Une fois par trimestre environ, prenez le temps de classer les papiers qui s’acummulent dans votre banette.
Je ne vois pas trop l’utilité de le faire à une fréquence plus rapprochée si c’est pour classer 3 lettres qui se battent en duel. Aujourd’hui, beaucoup de relevés sont dématérialisés.
Quel système choisir pour ranger ses papiers administratifs ?
1. Optez pour les classeurs et boîtes d’archive pour ranger
Pour ranger, je vous conseille 2 types de contenants :
Les gros classeurs pour les papiers à avoir sous la main c’est-à-dire ceux dont vous pourriez avoir besoin pour n’importe quelle démarche administrative. Exemple pour vérifier une information dans votre contrat d’habitation ou pour récupérer l’ordonnance pour refaire vos lunettes, etc.
L’aspect classeur facilite la prise en main du papier que vous cherchez. Pas la peine de sortir tous les papiers comme dans une pochette cartonnée/en plastique pour trouver celui dont vous avez besoin. Et le gabarit est idéal pour ranger un nombre certain de courriers sans jongler avec plusieurs classeurs.
Les boîtes d’archives pour les papiers à archiver c’est-à-dire ceux à conserver mais qu’on n’a pas besoin de consulter. C’est le cas par exemple pour les documents liés à un ancien emploi (contrat de travail, bulletins de salaire, certificat de travail, etc.) puisqu’il faut les garder jusqu’à la liquidation de la retraite.
Les boîtes d’archives restent légères même remplies, faciles à ranger et prennent très peu de place.
2. Où ranger ses papiers administratifs à la maison ?
Pour vous y retrouver, il est essentiel que vous déterminiez une pièce où vous gérez et rangez vos papiers. Dans l’idéal, dans un bureau. À défaut, là où vous ranger les papiers.
Sinon, rien de tel qu’un meuble fermé dans votre salon. Notre ami suédois fait des colonnes avec tiroir et/ou portes, qui se fondent facilement dans le décor 😉
Pouvoir gérer et ranger dans la même pièce vous facilitera la vie lorsque vous prendrez le temps de classer les papiers reçus le mois précédent ou lorsque vous aurez besoin d’envoyer un courrier ou de scanner un document pour répondre à une demande administrative par mail.
Comment garder une routine de classement efficace ?
1. Créez-vous un moment agréable
D’accord, vous avez l’impression que les mots « moment agréable » et « courriers » sont antinomiques ?
Pas du tout !
Profitez d’un moment où vous êtes au calme, où votre conjoint est occupé, vos enfants devant la télé/font la sieste/sont à leur activité du samedi, mettez de la musique, installez-vous tranquillement avec une tasse de café ou d’un thé et c’est parti pour le tri et le classement !
Le fait de vous créer un moment agréable, une routine trimestrielle vous permettra de ne plus voir le tri de papier comme une tâche contraignante. Certes, on a connu plus folichon comme activité mais profitez-en au moins pour vous poser et être au calme.
2. Jetez ce que vous n’avez pas besoin de garder !
Quelle était la dernière fois que vous avez fait un grand tri dans vos papiers ? C’est fou le nombre de papiers inutiles qu’on garde !
Soyez sans pitié : jetez un maximum !
À quoi vous serviront vos relevés de remboursement de mutuelle d’il y a 2 ans alors que vous êtes à présent couvert(e) par un autre contrat ? Et pourquoi garder vos relevés de banque d’un compte que vous avez fermé il y a 6 ans ? En cas d’informations confidentielles, déchirez les lettres avant de les jeter.
Si vous avez un doute sur l’utilité ou non de garder un document ou sur les délais de conservation, vous pouvez télécharger ma fiche pratique au début de cet article.
3. Choisissez de recevoir vos courriers en version numérique
Pour réduire le nombre de courriers papiers, rien de tel que de privilégier au maximum les versions numériques ! Tous les services publics et privés proposent la facturation en ligne à présent soit via un compte client, soit par mail.
L’avantage, c’est que vous n’avez pas forcément besoin de toutes les récupérer vu qu’elles sont accessibles sur votre espace client. Cela fait gagner un temps précieux !
En revanche, partage d’expérience, ne vous faites pas avoir car certains organismes écrasent les documents au bout d’un an. J’ai eu ce cas avec ma banque, lorsque j’ai voulu vérifier un relevé de compte vieux d’un an et 2 mois ! Il a fallu que j’appelle la banque pour récupérer ce fameux relevé !
4. Ne négligez pas votre classement digital !
Si vous avez opté pour les factures numériques, n’oubliez pas de les classer quand vous les récupérez ! Il serait dommage de parvenir à mettre en place un système de classement pour le papier et d’avoir un seul dossier fourre-tout dans votre ordinateur ou sur votre disque dur externe ! Si vous avez besoin d’aide sur la manière de ranger vos dossiers dans votre ordinateur, vous pouvez lire mon article « Comment ranger et classer votre ordinateur ».
Les questions fréquentes
À quelle fréquence faut-il trier ses papiers administratifs ?
Je recommande un classement une fois tous les 3 mois. C’est largement suffisant pour éviter que les documents s’accumulent et que le tri devienne une corvée.
Quels papiers faut-il conserver ?
Tout dépend du document : certaines factures peuvent être jetées rapidement, tandis que d’autres documents, comme les bulletins de salaire, doivent être conservés jusqu’à la retraite. En cas de doute, consultez ma fiche pratique.
Faut-il garder les versions papier si les documents sont numériques ?
Pas toujours. De nombreux organismes mettent les documents à disposition dans un espace client. Vérifiez cependant leur durée de conservation avant de supprimer vos copies.
Faut-il garder les versions papier si les documents sont numériques ?
Pas toujours. De nombreux organismes mettent les documents à disposition dans un espace client. Vérifiez cependant leur durée de conservation avant de supprimer vos copies.
Comment éviter que les papiers s'accumulent ?
En ouvrant chaque courrier dès sa réception, en centralisant tous les documents au même endroit et en prévoyant un moment fixe chaque mois pour les classer.
En conclusion
On pense souvent que le problème vient de notre manque d’organisation. En réalité, ce qui nous épuise, c’est surtout l’accumulation d’informations à traiter et de micro-décisions à prendre. Mettre en place un système simple de classement, c’est aussi alléger sa charge mentale.
Je le répète souvent à mes clientes : chaque espace de votre quotidien a un impact sur votre charge mentale !
Des papiers classés, c’est moins de pollution visuelle pour une tête déjà bien occupée !
Et maintenant, concrètement ?
Si ce sujet vous parle au-delà de votre écran, c’est exactement ce que nous pouvons travailler ensemble.
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Céline
Coach professionnelle certifiée et Home organiser
Je vous accompagne à reprendre le pouvoir sur votre quotidien en déconstruisant les injonctions qui vous épuisent et vous aide à vous réconcilier avec votre propre fonctionnement pour construire une organisation qui vous ressemble.
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